Weniger Handarbeit.
Ein Prozess, der trägt.
Wir denken gewachsene Abläufe neu und verbinden Daten, Systeme und Menschen. Mit Software und KI dort, wo sie sinnvoll wirken — und klaren Kriterien dafür, ob der neue Prozess wirklich besser ist.
Software-Produkte im Betrieb seit 2007
Kurz erklärt
Für wen ist das gemacht?
Euer Prozess funktioniert weil Menschen Lücken zwischen Systemen schließen. Daten werden kopiert, Tabellen abgeglichen und Sonderfälle über Zuruf gelöst. Das kostet Zeit, macht Fehler schwer nachvollziehbar und hängt oft an einzelnen Personen.
Jetzt soll KI helfen. Doch ein neues Modell löst weder fehlende Daten noch unklare Verantwortung. Wer nur einen Schritt beschleunigt, verschiebt den Engpass manchmal an eine andere Stelle.
Wir betrachten deshalb den Ablauf als Ganzes: Was soll am Ende besser sein? Welche Entscheidungen brauchen einen Menschen? Welche Daten und Schnittstellen fehlen? Und was lässt sich einfacher lösen, ganz ohne KI?
Der Einstieg passt zu Organisationen mit einem konkreten Prozess, einer verantwortlichen Person und Zugang zu den benötigten Informationen. Fehlen zunächst Richtung oder geeignete Use Cases, ist KI-Transformation in Define der sinnvollere Anfang.
Was ihr bekommt
Der Umfang wird für den jeweiligen Pilot oder das Projekt vereinbart. Die folgenden Bausteine bilden den vorgesehenen Rahmen.
- Aufnahme des IST-Prozesses, einschließlich Übergaben, Sonderfällen und manueller Arbeit.
- Gemeinsam definierte Zielgrößen und eine belastbare Ausgangsbasis, soweit messbar.
- Bewertung geeigneter Automatisierungsschritte: technische Machbarkeit, Kosten, Risiken, Datenzugang und sinnvolle KI-Nutzung.
- SOLL-Prozess mit klarer Verantwortung und erforderlichen Freigaben.
- Umsetzung vereinbarter Softwarebausteine, Schnittstellen und Datenpipelines.
- Tests, Dokumentation und geregelte Übergabe; Messung der vereinbarten Ergebnisse im festgelegten Beobachtungszeitraum.
Nicht enthalten: eine vollständige unternehmensweite KI-Strategie, unbegrenzte Datenbereinigung, pauschale Rechts-/Compliance-Freigaben oder automatisch der laufende Betrieb. Fachliche Entscheidungen und Risiken werden nicht ungeklärt an ein Modell delegiert. Ein bestimmter ROI ist ohne belastbare Messung nicht zugesagt.
So arbeiten wir
- Prozess und Ziel abgrenzen:
Start, Ende, Beteiligte und gewünschte Wirkung gemeinsam festlegen. - Ausgangslage erfassen:
Datenqualität, Schnittstellen, Durchlaufzeiten, Fehler und Kosten prüfen. Fehlende Messbarkeit offenlegen. - SOLL-Prozess entwerfen:
Menschliche Entscheidungen, Automatisierung, Freigaben und Ausnahmebehandlung bewusst gestalten. - Begrenzten Pilot umsetzen:
Den vereinbarten Teil integrieren und mit geeigneten Testdaten erproben. - Wirkung überprüfen:
Vereinbarte Messgrößen mit der Ausgangslage vergleichen und Grenzen der Aussagekraft benennen. - Übergabe oder weiterer Ausbau:
Auf Basis der Ergebnisse über Rollout, Anpassung oder Stopp entscheiden. Betrieb und Wartung separat regeln.
Woran wir Erfolg messen
Nicht daran, wie viel KI im Prozess steckt. Sondern beispielsweise an Durchlaufzeit, manuellen Bearbeitungsschritten, Fehlerquote oder Ergebnisqualität. Welche Größe zählt, wie sie erhoben wird und was ein akzeptables Ergebnis wäre, legen wir vorab fest.
Zur technischen Qualität gehören außerdem verständliche Zuständigkeiten, nachvollziehbare Fehlerfälle und ein Weg zurück in einen sicheren manuellen Ablauf. Was davon konkret umgesetzt wird, gehört in den vereinbarten Scope.
Der Leistungsrahmen auf einen Blick
- Prozessaufnahme bis technische Umsetzung
- Vorab definierte Messgrößen
- Datenpipelines und Schnittstellen nach Bedarf
- Betrieb separat vereinbart
Häufige Fragen
Ein Tool verbindet einzelne Schritte. Process-Reengineering fragt zuerst, ob diese Schritte noch sinnvoll sind und wie der gesamte Ablauf gestaltet sein sollte. Die passende Software wird danach ausgewählt; auch eine einfachere Lösung ohne KI kann das richtige Ergebnis sein.
Für einen klar abgegrenzten Prozess nicht zwingend. Ziele, Mandat und Verantwortung müssen aber geklärt sein. Wenn unternehmensweite Orientierung und Use-Case-Auswahl noch fehlen, beginnen wir besser mit KI-Transformation in Define.
Das hängt vom Prozess ab. Typisch sind Prozesswissen, Systemdokumentation, Ansprechpartner:innen und geeignete Datenzugänge. Wir prüfen vorab, welche Informationen erforderlich sind. Vertrauliche oder personenbezogene Daten werden nicht ohne abgestimmten Zweck und sicheren Umgang vorausgesetzt.
Wir legen fest, welche Schritte automatisiert werden dürfen und wo Menschen prüfen oder freigeben müssen. Fehlerbehandlung und geeignete Kontrollmechanismen gehören in den Entwurf. Die konkrete Ausgestaltung richtet sich nach Risiko und vereinbartem Umfang; das ist kein Versprechen, jedes Restrisiko auszuschließen.
Das hängt vom abgegrenzten Prozess, der Datenlage und den Integrationen ab. Bevor die Umsetzung beginnt, vereinbaren wir Umfang, Ergebnisse, Zeitrahmen und Abrechnung. Das Pilotangebot hat noch keinen freigegebenen Standardpreis oder ein allgemeines Zeitversprechen.
Auf Wunsch kann ein geeigneter Prozess nach gesonderter Vereinbarung betreut werden, etwa über Managed Services. Zuständigkeiten, Monitoring, Wartung und Reaktion auf Störungen werden dafür ausdrücklich geregelt. Laufender Betrieb ist nicht automatisch Teil des Pilots.
Welcher Ablauf hält euch auf?
Bringt einen konkreten Prozess mit, der heute zu viel Handarbeit oder zu viele Fehler verursacht. Gemeinsam prüfen wir, ob er sich für einen abgegrenzten Pilot eignet — und woran wir dessen Nutzen erkennen würden.
Tobias Gerstenberg, Head of Operations
Verantwortet bei Railslove u.a. Tech Due Diligence, Vibe-Code-Audits und (AI-)Engineering, mit Domänentiefe in Telco/RCS und Barrierefreiheit (BFSG). Baut nur, was er auch im Betrieb verantworten würde.